Un error frecuente en la gestión de las consultas es identificar de forma automática las agendas llenas como un signo de éxito sin tener presentes otras consideraciones. Nada más lejos de la realidad: tener la agenda llena puede ser signo de alarma en la gestión de la consulta e debe ser considerado un signo de fracaso y anuncio de reducción a medio plazo.
Si identificamos el éxito como la consecución de nuestros objetivos, una vez estén estos perfectamente definidos, el verdadero éxito será alcanzarlos trabajando el menor número de horas y empleando la menor cantidad de recursos posibles. Las causas más frecuentes de agendas llenas no productivas son:
1. Agenda no selectiva. La agenda no es un saco donde entra todo lo que llega en riguroso orden de llegada. La agenda deber ser selectiva para priorizar lo que verdaderamente es urgente e importante sobre lo que puede esperar, y siempre dejar espacios vacíos que se llenarán en el día.
2. Exceso de visitas. En ocasiones se puede producir un exceso de visitas por paciente por varias circunstancias:
– La primera visita no es resolutiva y/o no se le ha asignado suficiente tiempo. Como no nos da tiempo a atender bien al paciente y/o no resolvemos, le damos cita para otro día, que a su vez probablemente tampoco tendrá suficiente tiempo.
– Petición de pruebas de imagen fuera de la consulta. Contar con un ortopantomógrafo y una TC propios ahorra tiempo y dinero a medio plazo porque evita segundas visitas diagnósticas.
– Pacientes remitidos por referidores no resolutivos, que envían pacientes para “quitárselos de encima”. En anteriores boletines hemos analizado la importancia de analizar y mejorar la relación con cada referidor.
– Complicaciones. La aparición de complicaciones es uno de los mayores ladrones de tiempo de las consultas y causa de atención defectuosa al resto de pacientes. Si éstas además no son adecuadamente resueltas pueden producir un autentico bloqueo de la actividad asistencial y obligarnos a trabajar más horas, con más prisa o con más lista de espera.
3. Exceso de tiempo por paciente. Ocurre cuando tenemos un bajo índice de delegación, perdemos tiempo en tareas no cualificadas o los procedimientos no están adecuadamente preparados.
4. No asumir listas de espera largas de actos no estratégicos o no significativos, lo cual ya se ha analizado en anteriores boletines.
“Trabajar mucho” no es pasar muchas horas en la consulta. Está demostrado que es más rentable trabajar pocas horas y concentrar nuestra actividad en periodos cortos de mayor rendimiento que periodos largos de bajo rendimiento. El mejor indicador de la eficiencia de nuestro tiempo el denominado Coeficiente Horario Eficaz (CHE), que mide la relación entre el tiempo de permanencia en la consulta y el tiempo realmente productivo, medido como la suma de los que realmente hemos tardado en realizar cada consulta o procedimiento. Si medimos nuestro CHE, podemos comprobar sorprendidos como puede ser de un 30-40%, cuando lo deseable sería que fuera superior al 60%. Otro parámetro importante en la Producción por unidad de tiempo, la cual puede darnos una idea de la rentabilidad de nuestra actividad si la relacionamos con el Gasto por unidad de tiempo.
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